Alle relevante retningslinjer, vejledninger og formater til:
DERF - Den Danske Nødhjælpspulje kan findes her
OpEn - Udenrigsministeriets Oplysnings- og Engagementspulje kan findes her
Formaterne på denne side relaterer sig til Civilsamfundspuljen, inkl. Program, Støtte til klimatilpasning/CCAM og Naboskabspuljen.
Hvis du har spørgsmål, kan du sende dem til puljer@cisu.dk
Når I søger en bevilling
Inden du søger en bevilling i en af CISUs puljer, bør du kende retningslinjerne for den pågældende pulje. Dem kan du finde her:
Civilsamfundspuljen (inkl. Støtte til klimatilpasning/CCAM samt Naboskabspuljen):
Retningslinjer for civilsamfundspuljen
Program:
program Retningslinjer (kun på engelsk)
OBS: Civilsamfundspuljens generelle retningslinjer (se ovenfor) afsnit 1-3 er også grundlag for CISUs programmer.
CISUs Engagementspulje:
Retningslinjer for cisus engagementspulje
CISUs Oplysningspulje:
Retningslinjer for cisus oplysningspulje
Ansøgningsformater for Civilsamfundspuljen (CSP):
OBS: Det er muligt at søge Små Indsatser med en video. En videoansøgning må være 10 minutter lang og skal svare på de spørgsmål, der stilles i ansøgningsformatet. Se eksempel på videoansøgning her.
Ansøger skal uploade videoansøgning på siden https://upload.cisu.dk
Brugernavn: upload. Password: Suwiju94.
Climate Change Adaptation Modality:
CCAM Ansøgningsformat (kun engelsk)
Naboskabspuljen:
Udviklingsindsatser - naboskab
Genopbygning Ukraine - naboskab
Program:
Første del programproces: formater til forberedelse
- Track Record Document (TRD)
- ToR Review
- ToR CapPro
- Concept Note and Program Document (Draft Concept Note)*
Anden del programproces: formater til vurdering af programegnethed
- Forside konceptnote ansøgning
- Management Response (CapPro/Review)
- Management Response (Finansielt tilsyn)
- Concept Note and Program Document (Final Concept Note)*
- Concept Note budget
Tredje del programproces: formater vurdering ansøgning
Dokumenter og formater der relaterer sig til alle dele af programproces
- Assessment Criteria
- Tidsplan 2023 programproces
- Guidance Note local leadership
- Guidance Note ToC and Results Framework
- Guide Program Budget
- Mid-term review format (to be used as inspiration)
- Concept Note and Programme Document er et generisk dokument anvendt i de tre etapper i programproces
CISUs Oplysningspulje:
Forside til ansøgningen skal udfyldes og underskrives af den danske ansøgende organisation og hovedpartner(e). Der må gerne underskrives en forside for hver partner. Forsiderne skal dog samles i ét dokument.
Underskrevet forside uploades via Vores CISU
Civilsamfundspuljen
Forside - Civilsamfundspuljen (inkl. CCAM og Naboskabspuljen)
CISUs Oplysningspulje
Budgetformatet skal udfyldes og uploades som Excel-fil via CISUs online ansøgningsmodul Vores CISU.
Civilsamfundspuljen (inkl. Støtte til klimatilpasning/CCAM samt Naboskabspuljen)
Budgetvejledning - opdateret 03.2024
Seneste ændringer i budgetvejledning og budgetformater
Budgetformat
- Budgetformat til Små Indsatser, Medborgerindsats, Udviklingsindsats, Støtte til Samfinansiering, Climate Change Adaptation Modality (CCAM), Naboskabspuljen
- Budgetformat til Støtte til Ansøgningsproces
- Guide to convert from old to new budget formats
Programmer
Se links under 'Ansøgningsformater og bilag'
CISUs Oplysningspulje
Honorar- og dagpengesatser
For at ansøge CISUs puljer, skal organisationen have et årsregnskab, der er underkastet revision. Årsregnskabet uploades via Vores CISU.
Krav til årsregnskabet på ansøgningstidspunktet
- Årsregnskabet skal revideres af enten en godkendt registreret revisor eller en foreningsvalgt ikke-faguddannet revisor. Hvis sidstnævnte er tilfældet, skal revisor opfylde almindelige habilitetskrav, dvs. at der ikke må foreligge omstændigheder, der kan vække tvivl om vedkommendes uafhængighed. Revisor kan godt være medlem af foreningen, men må ikke være en del af bestyrelsen.
- Årsregnskabet skal underskrives af revisor samt af organisationens tegningsberettigede. Enten i dokumentet eller ved elektronisk underskrift.
- Årsregnskabet skal som minimum indeholde a) en resultatopgørelse med indtægter og udgifter og b) en balance, hvor egenkapitalen fremgår.
- CISU skal af årsregnskabet kunne se, at foreningen har minimum 25/50 betalende medlemmer eller økonomiske bidragsydere (se retningslinjerne for den enkelte pulje for de specifikke krav). Hvis det ikke fremgår af årsregnskabet, kan CISU anmode om anden dokumentation - eksempelvis en medlemsliste samt en bankudskrift, der viser indbetaling af kontingent.
Der er ikke krav om, at der er foretaget forvaltningsrevision og juridisk kritisk revision.
Skabelon til årsregnskab
Download et hjælpeark med skabelon og instruktioner til, hvordan et årsregnskab sættes op:
Når I har en bevilling
Når I har fået en bevilling i Civilsamfundspuljen, skal I efterleve en række krav til forvaltningen af bevillingen. De krav fremgår af forvaltningsvejledningen, som du kan hente her.
Forvaltningsvejledning, der gælder for Civilsamfundspuljen (inkl. CCAM og Naboskabspuljen):
Forvaltningsvejledning (opdateret 01.2023)
Se også hvilke krav der er til forvaltning af bevilling hvornår?
Program:
Forvaltningsvejledning program
CISUs Oplysningspulje:
Der findes ingen forvaltningsvejledning for CISUs Oplysningspulje. Det er indeholdt i retningslinjerne for puljen (se punkt om retningslinjer).
Engagementspuljen:
Specifikke krav til forvaltning af bevillinger fra engagementspuljen (et tillæg til forvaltningsvejledningen for Cvilsamfundspuljen) kan downloades her
Når du har modtaget en mail fra CISU med en bevillingskontrakt, skal du gøre følgende:
- Underskriv kontrakten og gem den i eget system
- Find nu den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den
- Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen
- Find ’Kontrakt’ på listen og tryk på den
- Upload kontrakt
- Tryk ”Send”
Det er et krav for alle bevillinger uanset størrelse, at der laves en samarbejdsaftale mellem den danske organisation og hovedpartneren i indsatsen. CISU anbefaler dog, at der også laves samarbejdsaftaler med eventuelle andre partnere i indsatsen.
Læs mere om krav til samarbejdsaftale i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje.
Hent forslag til disposition med bl.a. forslag til indhold og opbygning af samarbejdsaftalen på dansk, engelsk, spansk og fransk.
Vigtige pointer om samarbejdsaftaler
Samarbejdsaftalen bør afspejle gensidigheden i partnerskabet. Derfor der det vigtigt, at samarbejdsaftaler beskriver ansvar og forpligtelser såvel som rettigheder for alle parter, f.eks.:
- Den danske organisation har krav på at kunne føre tilsyn med projektet, og den lokale partnerorganisation er forpligtet til at tage imod de danske tilsynsbesøgende. Men omvendt kan det også indføres, at den danske organisation er forpligtet til at tage hensyn til partnerens planlægning og melde besøget ud i god tid, eller at datoerne for besøget planlægges i fællesskab.
- Alle parter kan opsige samarbejdet med fx 3 måneders varsel. Den danske organisation har ret til at opsige samarbejdet øjeblikkeligt, hvis det drejer sig om brud på aftalen. Der kan alligevel opstå situationer, som f.eks. kan omhandle samarbejdsproblemer mellem den lokale partner og en dansk udsendte eller projektkoordinator. Det kan være hensigtsmæssigt at indføre mekanismer for klager, konflikthåndtering og mægling, således at den lokale partner har ret til bringe nogle ubehagelige emner op indenfor nogle på forhånd aftalte rammer.
Udenrigsministeriet kræver, at alle samarbejdsaftaler indeholder følgende klausuler:
Anti-korruptionsklausul:
”No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made - neither directly nor indirectly - as an inducement or reward in relation to tendering, award of the contract, or execution of the contract. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of this contract and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any tendering for projects, funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs.”
PSHEA-klausul:
“The Danish MoFA has a zero tolerance for inaction approach to tackling sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH2) as defined in UNSG Bulletin ST/SGB/2003/13 and the definition of sexual harassment in UNGA Resolution A/RES/73/148. The Implementing Partner, and its sub-grantees, will take appropriate measures to protect people, including beneficiaries and staff, from SEAH conducted by its employees and associated personnel including any sub-grantee staff and take timely and appropriate action when reports of SEAH arise. In the event that the Implementing Partner receives reports of allegations of SEAH, the Implementing Partner will take timely and appropriate action to investigate the allegation and, where warranted, take disciplinary measures or civil and/or criminal action. Any violation of this clause will be ground for the immediate termination of this Agreement.”
Anti-terror-klausul:
“If, during the course of implementation of this Project/Programme, the Implementing Partner discovers any link whatsoever with any organization or individual associated with terrorism, it must inform the Danish MoFA immediately and explain the reasons for such transfer, including whether it was made or provided knowingly, voluntarily, accidentally, unintentionally, incidentally or by force. The Implementing Partner agrees that it and/or its implementing partners (including contractors, sub-contractors and sub-grantees) will take all reasonable steps to secure that no transaction made in relation to the Project/Programme will – directly or indirectly – benefit a person, group or entity subject to restrictive measures (sanctions) by the UN or the EU. Any violation of this clause is ground for immediate termination of the Agreement returning to the Danish MoFA of all funds advanced to the Implementing Partner under it.”
Anti-børnearbejde-klausul:
“The Implementing Partner shall abide by applicable national laws as well as applicable international instruments, including the UN Convention on the Rights of the Child and International Labour Organisation conventions. Any violation will be ground for immediate termination of the Agreement.”
Sådan uploader I samarbejdsaftalen på Vores CISU:
- Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
- Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
- Find 'Samarbejdsaftale' på listen og tryk på den.
- Upload samarbejdsaftalen
- Tryk ”Send”
Alle anmodninger skal indsendes via Vores CISU
Civilsamfundspuljen og Styrkelse af Civilsamfundets Råderum
- Bevillinger godkendt før 1. september 2021 (Hjælpeark til budget)
- Bevillinger godkendt efter 1. september 2021 (Hjælpeark til budget)
Programmer
CISUs Oplysningspulje
Der er intet format til ændringsanmodninger.
Engagementspuljen
- Bevillinger godkendt før 1. september (Hjælpeark til budget)
- Bevillinger godkendt efter 1. september 2021 (Hjælpeark til budget)
Sådan uploader I anmodningen:
- Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den
- Tryk på ’Opret ændringsanmodning’ nederst på siden
- Vælg hvilken salgs anmodning, der er tale om (periodeændring, budgetændring og/eller andet)
- Upload ændringsanmodningen (husk at bruge det rigtige format for den pågældende pulje)
- Tryk ”Send”
Alle anmodninger skal indsendes via Vores CISU:
Civilsamfundspuljen
Anmodning om udbetaling af midler
Programmer
Anmodning om udbetaling af midler
CISUs Oplysningspulje
Anmodning om udbetaling af midler
Sådan uploader I anmodningen
- Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
- Tryk på ’Ind- og Udbetalinger’ øverst på skærmen.
- Tryk på ’Send udbetalingsanmodning’ nederst på siden.
- Indtast beløb og bankoplysninger og upload udbetalingsanmodningen (husk at bruge det rigtige format for den pågældende pulje).
- Tryk ”Send anmodning”
Når man har fået en bevilling fra en af CISUs puljer, der er over 500.000 kr., skal man dele sin forenings årsregnskab, en note for bevillingen og foreningens årsberetning med CISU. Dokumenterne uploades i Vores CISU.
Læs mere om kravene til årsregnskab i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje
Projektbevillinger: Format til note der skal indsættes i foreningens årsregnskab.
Programbevillinger: Format til note der kan indsættes i foreningens årsregnskab.
Sådan uploader I årsregnskabet
- I finder jeres ”Bevillinger” på Vores CISU
- Gå til den bevilling, hvor der er krav om organisationsregnskab (OBS: Der kan være mere end en bevilling med kravet, men det er nok at finde én af dem).
- Tryk på ”milepæle” øverst på skærmen.
- Find ”organisationsregnskab” på listen og tryk på den. Vær opmærksom på at vælge den med den rigtige deadline. For nogle bevillinger skal der nemlig uploades regnskaber i flere år (f.eks. et i 2020 og et i 2021).
- Under ”Sidste regnskab” kan du se det seneste organisationsregnskab, der er uploaded.
- Tjek, om det er det korrekte regnskab, og om alt er uploaded. Det er altid det sidst godkendte regnskab, der skal uploades. F.eks. er det årsregnskab- og beretning for 2019, der skal uploades til deadlines i 2020.
Der er nu to muligheder:
Mulighed 1: Det er det rigtige regnskab, der er uploadet:
- Tryk ”Send” nederst på siden.
- Nu ved CISUs forvaltere, at regnskabet er klar til at blive gennemgået.
Mulighed 2: Det er IKKE det rigtige regnskab, der er uploadet:
- Tryk på ”Upload/rediger regnskab” nederst under ”Upload senest godkendte organisationsregnskab”
- Du kommer nu over til siden om stamdata for din organisation.
- Find boksen ”Regnskabstal og organisationsregnskab”
- Tryk ”Tilføj” nederst i boksen.
- Indsæt periode for senest godkendte regnskabsperiode og indberettet dato (dagsdato).
- Upload årsregnskab.
- Upload årsrapport/beretning (narrativ rapportering – ikke kun den økonomiske beretning) samt protokollat (hvis det er et krav – jf. forvaltningsvejledning).
- Hvis regnskab, mellemregnskab og revisionspåtegning er i tre særskilte dokumenter samles de i en pdf – det kan i f.eks. gøre ved brug af programmet: https://smallpdf.com/da/merge-pdf.
- Indsæt tal for ”Egen finansiering”, ”Offentlig finansiering” og ”Total omsætning”.
- Tryk "Gem ændringer" nederst på siden.
- Gå tilbage til bevillingen, milepæl, organisationsregnskab og gennemfør de to steps, der er beskrevet under ”Mulighed 1".
Bevillingshavere har pligt til straks (dvs. senest 14 dage efter hændelsen) at rapportere til CISU, hvis:
- Der opstår væsentlige vanskeligheder med at gennemføre indsatsen, herunder med at overholde det godkendte budget.
- Der opstår væsentlige problemer i forhold til modtagerlandets myndigheder, til partnerorganisationen eller til udsendte medarbejdere.
- Der konstateres begrundet mistanke om tyveri, bedrageri, korruption eller anden misbrug af midlerne.
Læs mere på siden Indberetning af uregelmæssigheder.
Hvis den danske organisation udarbejder pressemateriale eller andet offentligt materiale om den bevilgede indsats skal det synliggøres, at indsatsen er støttet af CISU. Kravet om synliggørelse gælder ikke for de lokale partnere.
Download CISUs logo
Spørg os, hvis I er i tvivl
Hvis I er i tvivl om, hvordan I kan synliggøre CISU, er I velkomne til at kontakte CISUs kommunikationskonsulent Kim Jensen på kj@cisu.dk.
CISU's Financial Checklist bruges af CISU, når medarbejdere er på tilsyn hos danske organisationer og deres partnere
Humentum er en global non-profit organisation, etableret i 2017 af InsideNGO, LINGOs og Mango, hvor de tre organisationer slog sig sammen.
De arbejder med humanitære og udviklingsorganisationer på verdensplan med at forbedre deres systemer og virke, samt hvordan CSO/NGO’ere kan blive mere ansvarlige, robuste og øge retfærdighed.
Humentum har et stort katalog af værktøjer, træning, blogs m.v. Et af deres mest anvendte værktøjer er deres "finansielle helbredstjek", som er et værktøj for organisationer til at vurdere økonomistyring, interne kontroller m.v. i organisationen
CISU's Accountability Dialogue Tool er et værktøj, som organisationer kan anvende til vurdering og dialog om organisationens strukturer, interne sammenhænge og kontrolniveauer.
Afrapportering
For flere indsatser under CISUs puljer skal der rapporteres i løbet af en bevillingsperiode. Læs mere om kravene for statusrapportering i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje.
Herunder findes de relevante dokumenter til statusrapportering.
Statusrapporteringen uploades via Vores CISU.
Civilsamfundspuljen
For indsatser med en varighed på 24 måneder skal der gennemføres en statussamtale med én af CISUs rådgivere halvvejs i perioden. Forberedelsesdokumentet uploades via. Vores CISU og bevillingshaveren vil efterfølgende blive inviteret til en samtale.
- Medborgerindsatser - forberedelse til statussamtale
- Udviklingsindsatser - forberedelse til statussamtale
- Climate Change Adaptation Modality (CCAM) - forberedelse under udarbejdelse
Støtte til Samfinansiering følger den rapporteringsform, som hoveddonor for indsatsen foreskriver.
Program
Krav om årlig statusrapport. Der er ikke et CISU-format, men der er krav til indhold. Se forvaltningsvejledning.
Engagementspuljen
Forberedelse til statussamtale
Sådan uploader I jeres rapportering:
- Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
- Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
- Find 'statusrapport' på listen og tryk på den.
- Upload statusraporten
- Tryk ”Send”
Når indsatsen er afsluttet, skal I udarbejde en afsluttende rapport for bevillingen. Læs mere om kravene til den afsluttende rapport i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje.
Den afsluttende rapport uploades via Vores CISU.
Civilsamfundspuljen
- Små Indsatser
- Medborgerindsatser
- Udviklingsindsatser
- Støtte til Ansøgningsproces
- Støtte til Samfinansiering: den afsluttende rapport, der er sendt til hoveddonor, sendes til CISU
- Climate Change Adaptation Modality (CCAM)
Program
CISUs Oplysningspulje
Styrkelse af Civilsamfundets Råderum
Engagementspuljen
Sådan uploader I den afsluttende rapport i Vores CISU
- Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
- Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
- Find 'afsluttende rapport' på listen og tryk på den.
- Upload den afsluttende rapport
- Tryk ”Send”
Når indsatsen er afsluttet, skal I indsende et revideret afsluttende regnskab for bevillingen.
Civilsamfundspuljen
Læs om kravene til det afsluttende regnskab i forvaltningsvejledningen.
Læs om regnskabsformat A, B og C i denne vejledning.
Små Indsatser, Medborgerindsatser, Udviklingsindsatser, Styrkelse af Civilsamfundets Råderum og Klimatilpasning (CCAM) og Naboskabspuljen
Regnskabsformat A og Excel-hjælpeark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der har slutdato i 2021)
Regnskabsformat B og Excel-hjælpeark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt før 1. september 2021 og slutter efter 31. december 2021)
Regnskabsformat C og Excel-hjælpeark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt efter 1. september 2021)
Støtte til Ansøgningsproces
Støtte til Samfinansiering
Den afsluttende rapport, der er sendt til hoveddonor, sendes til CISU. Resultatopgørelsen i CISUs format til afsluttende regnskab skal udfyldes og vedlægges det reviderede regnskab.
Engagementspuljen
Regnskabsformat A og Excel-hjælpeark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der har slutdato i 2021)
Regnskabsformat B og Excel-hjælpeark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt før 1. september 2021 og slutter efter 31. december 2021)
Regnskabsformat C og Excel-hjælpeark (bevillinger der er søgt efter 1. september 2021)
CISUs Oplysningspulje
Regnskabsformat for bevillinger givet før 2023
Regnskabsformat for bevillinger givet fra 2023
Program
Programmer skal indsende et årligt revideret regnskab.
For regnskab for 2022 og frem:
Årligt programregnskab (Word) (punkt A-D)
Årligt programregnskab (Excel) (punkt E-F)
NB: Begge formater skal udfyldes og bør samles i ét fælles dokument, som underskrives af bevillingshaver og revisor.
Sådan uploader I det afsluttende regnskab i Vores CISU
- Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
- Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
- Find 'afsluttende regnskab' på listen og tryk på den.
- Upload det afsluttende regnskab og evt. revisionsprotokollat.
- Husk at udfylde boksene med målopfyldelse m.v. på siden.
- Tryk ”Send”
Udenrigsministeriets revisionsinstruks for bevillinger på kr. 500.000 og derunder
Udenrigsministeriets revisionsinstruks for bevillinger over kr. 500.000
Tjekliste til brug ved revision af bevillinger (for bevillinger under kr. 200.000 men relevant værktøj for alle bevillinger uanset størrelse)
Revisionen af bevillinger på kr. 200.000 eller derunder foretages af en revisor, der er udpeget af CISU til at varetage opgaven. Læs mere om processen i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje.
Kontaktoplysninger på den CISU-udpegede revisor:
Elley Revison ApS
E-mail: ce@elley-revision.dk
Telefon: 7578 1888
Hvis der ved indsatsens afslutning overdrages udstyr, inventar m.v. til lokale partnere skal der udarbejdes et overdragelsesdokument.
Hvis prisen for dette udstyr, inventar m.v. overstiger den såkaldte skattemæssige sats for straksafskrivning af småanskaffelser (i 2023 32.000 kr., ændres årligt), er det et krav, at det afsluttende regnskab suppleres med et underskrevet overdragelsesdokument mellem den danske bevillingshaver og den lokale partner.
