For at sikre en ansvarlig forvaltning af bevillingerne er det et krav, at organisationens interne arbejdsgange og ansvarsfordeling er formelt nedskrevet. Formålet med disse procedurer er at skabe gennemsigtighed, opbygge tillid til økonomistyringen og forebygge misbrug af midlerne gennem en klar funktionsadskillelse.
Dette betyder i praksis, at procedurerne skal sikre, at ingen person sidder alene med det fulde ansvar, men at der er en opdeling mellem dem, der har adgang til at disponere, godkende, bogføre og betale. Den danske organisation bærer ansvaret for at gennemgå disse krav med den lokale partner.
Mens den danske part skal overholde reglerne fra projektstart, har partneren seks måneder til at implementere dem. Procedurerne skal desuden fastsætte beløbsgrænser for indkøb og beskrive processen for godkendelser, herunder kravet om, at større indkøb skal godkendes af mindst to personer baseret på flere indhentede tilbud.
